Durante la prima fase del progetto Polonsky, in particolare con l'acquisizione degli stampati antichi appartenenti alla collezione Rossiana (Stamp.Ross), significativamente danneggiati e fragili, ci si è resi conto della necessità di prevedere un'alternativa allo scanner piano (180°) ove necessario. Alcuni volumi infatti presentano legature molto delicate, cuciture fragili e fogli in pergamena o in carta che non possono essere ripresi con i consueti procedimenti.

In seguito a queste osservazioni sono stati progettati dei leggii librari, da applicare agli scanner in uso, il cui angolo di apertura flessibile (da 110° a 180°) consente la versatilità necessaria per il trattamento di materiali così particolari e variegati.

Questa tecnologia si è rivelata fondamentale per risolvere il problema della complicata ripresa delle note marginali. Note e glosse spesso arrivano alla piega del libro e talvolta fin dentro la legatura rendendone la lettura complessa. L’apertura a quasi 100° permette di spianare meglio il foglio nel punto critico della piega, per ottenere un’immagine che contenga tutte le informazioni effettivamente leggibili sull’originale, senza dover forzare il dorso del libro.

Insieme ai vantaggi che si riscontrano grazie all'utilizzo dei leggii, è da rilevare necessariamente un rallentamento della produzione. I leggii permettono l’acquisizione di un foglio singolo e non della doppia pagina come negli scanner piani e hanno una diversa modalità di funzionamento che rende più lenta la preparazione all’acquisizione di ogni singolo foglio. Nonostante l’inevitabile rallentamento nelle acquisizioni, la produttività non è diminuita in proporzione; conseguenza del workflow ormai collaudato, e della solida esperienza e dell’impegno degli operatori. L’uso del leggio piuttosto che dello scanner piano viene consigliato o imposto, a seconda delle condizioni del materiale librario da fotografare, da parte del Laboratorio di Restauro, che visiona il libro per accertare la presenza di eventuali danni preesistenti che necessitino di un particolare trattamento. Alcune delle  cause che ne impongono l’utilizzo potrebbero infatti non essere ovvie per chi non si occupa specificatamente della “salute” del libro.

All’arrivo dei volumi in sede di digitalizzazione, lo staff fotografico della Biblioteca opera un secondo controllo, più immediato, per valutare se le note a margine presenti hanno bisogno o meno dell’utilizzo del leggio per essere interamente visibili.

Insieme alla parte meccanica del macchinario, i produttori degli scanner hanno creato una nuova release del software per permettere l’acquisizione a pagina singola prima di tutti i recti del foglio e in un secondo momento di tutti i versi, operazione che prima non era prevista.

Il software, scritto fin dall'origine del progetto secondo le esigenze specifiche della Biblioteca, è frutto di un proficuo lavoro di collaborazione fra vari settori che ha permesso di giungere alla versione ora in uso, basata su un sistema di denominazione di esclusivo utilizzo della Biblioteca stessa. Sono state codificate tutte le eccezioni riscontrate sui materiali durante il lavoro di acquisizione; ciò ha consentito l’implementazione automatica di una parte dei metadati per l’archiviazione. Il sistema di denominazione codificato fino ad oggi non è comunque da ritenersi concluso, data l’estrema varietà dei materiali con cui ogni giorno ci si confronta. Di volta in volta sono necessarie aggiunte o modifiche a seconda delle problematiche riscontrate, continuamente ci si imbatte in nuove sfide che riguardano sia la tipologia di materiale da acquisire che le relative scelte tecniche e operative.

Ciò talvolta rende necessario mettere in discussione le decisioni prese, al fine di arricchire il flusso di lavoro e di modificare, se necessario, i software e hardware a disposizione, in un lavoro sempre in divenire.

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During the first phase of the Polonsky project, and especially when digitizing the incunabula belonging to the Rossiana collection ( "Stamp.Ross."), which are particularly damaged and fragile, we realized we needed an alternative when necessary. In fact, the volumes that cannot be reproduced with the common procedures by opening them up to 180 degrees, required a different kind of treatment. Many volumes in fact have very delicate bindings, stitchings and sheets of parchment and paper that cannot be acquired with the usual procedures.

In collaboration with the company that produces the book scanners that the Vatican Library chose for its large scale digitization projects, special book cradles with flexible opening angles (from 110 to 180 degrees) have been designed to be applied to the scanners; the flexible opening angle permits the versatility needed for the treatment of such special and different materials.

This technology has become essential to solve the problem of the complicated imaging of marginal notes. Notes and glosses often come to the fold of the book and sometimes even into the binding, and the reading of these notes become difficult. The opening angle of nearly 100° allows better flattening of the folia in the critical point of the fold, obtaining an image that contains all the information actually readable on the original without having to force the spine of the book.

Together with the advantages that may be observed through the use of the book cradles, a necessary slowdown in production is to be noted. The cradles allow the acquisition of one page, instead of two pages in a single step, as the planetary scanners do, and besides the different operating modes of preparing the single sheets take more time. Each scan, furthermore, is done as usual, interleaving the manuscript sheet with white paper. Despite the inevitable slowdown of the acquisition process, productivity has not decreased in proportion; this may be considered a consequence of the well-proven workflow, and the solid experience and diligence of the operators. The use of the book cradle rather than planetary scanner is recommended or prescribed by the Conservation Workshop, in consideration of the conservation state of the documents. The conservators analyze the codices before and after the photographing process, since some reasons for requiring the use of the cradle may not be obvious to those who aren’t charged with maintaining the "health" of the books.

After the arrival of the volumes in the digitization area, the photographic staff of the Library performs a second check, to assess whether the annotations require or not the use of this special equipment in order to be well reproduced.

Along with the mechanical innovations, the scanners’ producers released a new software that allows for the acquisition of single pages – first, of all the recti of the folia, and then of all the versi - an operation that is not provided for the planetary scanner.

The software has been written according to the specific needs of the Library, and it is the result of a fruitful collaboration between various areas of expertise. It is based on a codified naming system for the files (including the numerous and varied exceptions that are frequently encountered in manuscripts) exclusively for the Library; this allowed an  automatic implementation of a part of the metadata. The encoded naming system is not to be considered “concluded”, given the great variety of materials involved and, from time to time, the digitizing process requires additions or changes.

Every day we encounter new challenges related to the original documents as well as to the technical and operational choices to be taken. This makes it sometimes necessary to question the decisions that have been taken before, in order to enhance the workflow and modify, if necessary, the software and hardware, in a constant work in progress.

Scanner Metis DRS 50x75 with book cradle

Vat. ebr. 296, f. 88v acquired with book cradle

Vat. gr. 218, f. 203r acquired with book cradle